Ein Café eröffnen: Der umfassende Leitfaden zu Ablauf und Kosten

Kaffee zu trinken ist eine fest etablierte Gewohnheit. Das gilt auch für den regelmäßigen Besuch von Orten, an denen Kaffee angeboten wird – von einfachen Bars bis hin zu den modernsten Cafés im amerikanischen Stil. Für alle, die sich für die Gastronomie- und Kaffeebranche begeistern, kann die Eröffnung eines Cafés eine interessante Möglichkeit sein, sich selbstständig zu machen. Das Geschäft lässt sich leicht an persönliche Vorlieben und Ziele anpassen und kann im Laufe der Zeit flexibel verändert werden, um den neuesten Markttrends zu folgen und das Angebot ständig zu erneuern.

In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du, wie du ein Café eröffnest, welche Formate auf dem heutigen Markt besonders erfolgreich sind, was du für einen erfolgreichen Start brauchst, mit welchen Kosten du rechnen musst, welche bürokratischen Schritte anstehen und welche Voraussetzungen für die Eröffnung eines Cafés erfüllt sein müssen. Außerdem nennen wir einige Gründe, warum sich die Eröffnung eines Franchise-Cafés lohnen kann.

Die Branche und angesagte Café-Formate

Kaffee außer Haus zu trinken ist für viele Menschen nach wie vor eine feste Gewohnheit. Doch die Art des Konsums, der Lebensstil sowie Geschmack und Trends haben die Orte, an denen Kaffee angeboten wird, in den vergangenen Jahren grundlegend verändert.

Zu den derzeit erfolgreichsten Café-Formaten zählen moderne, trendige Cafés und Cafés im amerikanischen Stil mit unzähligen Zubereitungsarten und Kaffeemischungen, besonderen Aromen, kalten Kaffees, Frappuccinos, aromatisierten Tees und Bubble Tea. Hinzu kommen Cafés mit ganztägigem Gastronomieangebot, etwa mit Backwaren, Eiscreme oder Joghurt, sowie Cafés, die sich auf bestimmte Produkte wie Bio-, vegane oder glutenfreie Angebote, Cannabis oder Matcha-Tee spezialisieren. Auch angesagte Produkte wie Bubble-Getränke können im Mittelpunkt stehen.

Für ein erfolgreiches Café solltest du deinen Gästen eine vielfältige Auswahl und hohe Qualität bieten. Wichtig sind außerdem flexible Öffnungszeiten, ein abwechslungsreiches Menüangebot und eine gute Portion Originalität, die regelmäßig an die neuesten Branchentrends angepasst wird.

Die Schritte zur Eröffnung eines Cafés

Für ein erfolgreiches Café brauchst du zunächst persönliche Fähigkeiten – sowohl als Unternehmer als auch in der Gastronomie. Dazu zählen finanzielles Geschick, Organisations- und Managementfähigkeiten, Kompetenzen in Werbung und Analyse, die Fähigkeit zur Personalauswahl, Kommunikations- und Verkaufsfähigkeiten, Freundlichkeit und Freude am Kontakt mit Gästen sowie Professionalität, Fachkompetenz und Branchenkenntnis.

Auf praktischer Ebene solltest du zunächst einen Geschäftsplan erstellen, Kosten und Umsatzpotenzial kalkulieren sowie den Markt und die Branche analysieren. Außerdem gilt es, die Konkurrenz, das lokale Einzugsgebiet, die Zielgruppe sowie deren Bedürfnisse und Konsumgewohnheiten zu untersuchen.

Auf dieser Grundlage kannst du anschließend einen strategisch günstigen Standort finden und auswählen sowie das Café dort einrichten. Entwickle ein originelles, einprägsames und trendiges Konzept, stelle das Menü zusammen, lege das Thema des Lokals fest und gestalte die Räumlichkeiten. Danach kannst du passende Werbe- und Kommunikationsstrategien sowie wettbewerbsfähige und rentable Preisstrategien entwickeln.

Besondere Aufmerksamkeit solltest du der Gestaltung und Aufteilung der Räume sowie der Einrichtung des Cafés widmen. Eine einladende und angenehme Atmosphäre kann mehr Gäste anziehen und sie langfristig an das Café binden.

Neben einem gepflegten Ambiente spielen natürlich auch ein professioneller und herzlicher Service, die Aufmerksamkeit für Gäste und ihre Bedürfnisse sowie eine Auswahl hochwertiger Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen eine entscheidende Rolle.

Für die Einrichtung kannst du dich für eine schlüsselfertige Lösung entscheiden, die häufig von Herstellern von Geräten, Maschinen und Bareinrichtungen angeboten wird, oder eine maßgeschneiderte Lösung wählen. Letztere verleiht dem Café eine individuelle Note und macht es origineller. Außerdem lassen sich damit Kosten senken, etwa durch den Kauf gebrauchter Ausstattung oder Leasing. Allerdings verlängern sich dadurch die Umsetzungs- und Eröffnungszeit erheblich.

Nach der Eröffnung, aber auch schon davor, solltest du dich unbedingt um Werbung und Kommunikation kümmern – insbesondere in den sozialen Netzwerken. Erstelle eine ansprechende Website, baue mithilfe von Bewertungsportalen und Angeboten für die Lieferung von Speisen und Getränken deine Reichweite aus und organisiere regelmäßig Veranstaltungen, Themenabende, Aktionen und Ähnliches.

Wie viel kostet die Eröffnung eines Cafés?

Unabhängig davon, welche Art von Café du eröffnen möchtest: Die Kosten für die Gründung und den Betrieb sind nicht gering. Die Anfangsinvestition lässt sich senken, indem du ein kleines Café oder eine kleine Bar eröffnest und dich auf ein bestimmtes Produkt spezialisierst. Dadurch verringern sich Lebensmittelverschwendung sowie Beschaffungs- und Lagerkosten. Auch weniger Personal und kürzere Öffnungszeiten, ein mobiles oder Straßenverkaufsformat, gebrauchte Ausstattung und Leasing für Geräte können die Kosten reduzieren. Dennoch bleiben die Ausgaben für Ausstattung und Maschinen, die Vorbereitung und Anpassung der Räumlichkeiten sowie laufende Kosten wie Miete und Nebenkosten recht hoch.

Für ein kleines Café kann ein Startbudget von etwa 50.000 Euro ausreichen. Für ein größeres Café, das zusätzlich Gastronomie, Eis oder Konditoreiwaren mit eigener handwerklicher Herstellung vor Ort anbietet, kann dagegen eine Anfangsinvestition von bis zu rund 100.000 Euro erforderlich sein.

Bürokratische Schritte und Voraussetzungen für die Eröffnung eines Cafés

Für die Eröffnung eines Cafés sind ähnliche Formalitäten zu erledigen wie für andere Gastronomiebetriebe. Das bürokratische Verfahren ist daher nicht ganz einfach. Zu den erforderlichen Schritten gehören:

• Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Eintragung ins Handelsregister
• Meldung der Geschäftseröffnung bei der Gemeinde
• Anmeldung bei INPS und INAIL
• elektronische Einheitsmeldung bei der Handelskammer 
• Genehmigung zur Anbringung eines Außenschilds
• Zahlung der SIAE-Gebühren für die Wiedergabe von Musik im Lokal
• gegebenenfalls Beantragung einer Genehmigung für den Verkauf und Ausschank von Alkohol
• SAT-Zertifikat
• HACCP-Zertifikat für alle Mitarbeitenden
• Anpassung der Räumlichkeiten, Küche und Anlagen hinsichtlich Nutzung, Genehmigungen, Bauvorschriften, Sicherheit und Hygiene
• gesundheitliche Freigabe durch die ASL
• Bewertung der Lärmbelastung, falls Veranstaltungen, Partys oder Musikabende geplant sind
• Brandschutzprüfung durch die Feuerwehr, falls die Räumlichkeiten groß sind (mehr als 150/200 Quadratmeter, abhängig von Eigenschaften, Einzugsgebiet und Standort)

Franchise-Café

Der Franchise-Café-Sektor ist vielfältig und bietet angehenden Unternehmern verschiedene Möglichkeiten für den Einstieg. Zu den wichtigsten Vorteilen eines Franchise-Cafés zählen die geringeren unternehmerischen Risiken, niedrigere beziehungsweise besser kalkulierbare Gründungs- und Betriebskosten sowie die Möglichkeit, auch ohne besondere Fähigkeiten oder vorherige Branchenerfahrung ein Geschäft zu eröffnen.

Ein Franchise-Café bietet ein schlüsselfertiges Konzept mit den folgenden wichtigen Leistungen und Vorteilen:

• bewährtes und trendiges Konzept
• Unterstützung bei der Bewertung und Auswahl der Räumlichkeiten
• Planung und Einrichtung des Cafés
• komplette Ausstattung mit Möbeln, Geräten, Maschinen, Schildern, Kassensystemen, Software und Hardware, Uniformen, Verpackungen und Werbematerial, Markenmaterial sowie Roh- und Verbrauchsmaterialien
• Zugang zu günstigen und erleichterten Beschaffungskonditionen über zentrale Lieferungen oder angeschlossene Lieferanten
• Nutzung von Bekanntheit, Marke und Image sowie nationalen Werbekampagnen
• Schulung und Weitergabe von Know-how
• umfassende Betreuung, Beratung und Coaching
• verschiedene Lösungen und Formate für Franchisenehmer, abgestimmt auf deren Budget und Möglichkeiten
• Unterstützung bei der Suche nach Finanzierungen oder Förderungen, einschließlich der Erstellung individueller Geschäftspläne
• Machbarkeitsstudien, Kosten- und Umsatzpotenzialanalysen, Geschäftsplan und Ähnliches in der Vorbereitungsphase
• Unterstützung bei der Anpassung der Räumlichkeiten und bei allen bürokratischen Formalitäten

Ob du ein Bio-Café, ein Familiencafé mit Spielecke, ein amerikanisches Café oder ein Café mit Bäckerei und Konditorei eröffnen möchtest – es gibt bereits ein Franchise-Angebot, mit dem du dein Vorhaben mit Unterstützung eines erfahrenen und etablierten Unternehmens verwirklichen kannst. Je nach Konzept, Bekanntheit der Marke, Größe des Geschäfts und enthaltenen Leistungen und Produkten ist die Eröffnung eines Franchise-Cafés mit einer Mindestinvestition von 10.000 bis 50.000 Euro möglich.