Ouvrir un café : guide complet, démarches et coûts

La consommation de café est en effet une habitude bien ancrée, tout comme la fréquentation des lieux qui lui sont consacrés, des simples bars aux cafés américains les plus modernes. Aujourd’hui, pour les amateurs de restauration et de café, ouvrir un coffee shop pourrait être une solution intéressante pour se mettre à son compte. L’activité s’adapte facilement aux goûts et aux aspirations de chacun et peut être personnalisée et modifiée au fil du temps, en suivant les dernières tendances du marché et en renouvelant constamment son offre.

Dans ce guide complet, nous verrons comment ouvrir un coffee shop, quels sont les formats les plus populaires sur le marché actuel, ce qu’il faut pour ouvrir un coffee shop prospère en partant de zéro, combien cela coûte, quelles sont les démarches administratives et les exigences générales requises. Nous évoquerons également quelques raisons pour lesquelles ouvrir un café en franchise peut être un choix à envisager.

Le secteur et les formats de coffee shop tendance

Si prendre un café à l’extérieur reste une habitude bien ancrée chez les consommateurs, les modes de consommation, les styles de vie, ainsi que les goûts et les tendances ont transformé ces dernières années les lieux consacrés au café.

Aujourd’hui, parmi les formats de coffee shop les plus populaires, on trouve les coffee shops modernes et tendance, ou les cafés américains (avec une infinité de préparations et de mélanges de café, des arômes particuliers, des cafés froids, des frappuccinos, des thés parfumés, du bubble tea, ...), les coffee shops proposant une offre de restauration toute la journée, complétée par des pâtisseries, des produits de boulangerie, des glaces ou des yaourts, ainsi que les coffee shops spécialisés dans des produits particuliers comme les produits BIO, végans, sans gluten, à base de cannabis ou le thé matcha, ou encore dans des produits tendance comme les boissons bubble.

Pour ouvrir un coffee shop prospère, il faudra proposer aux clients de la variété, de la qualité, des horaires d’ouverture flexibles et un menu diversifié, ainsi qu’une bonne dose d’originalité, régulièrement renouvelée au gré des dernières tendances du secteur.

Les démarches pour ouvrir un coffee shop

Pour ouvrir un coffee shop prospère, il faut avant tout posséder des compétences personnelles, tant sur le plan entrepreneurial que dans le secteur de la restauration : sens financier, capacités d’organisation et de gestion, compétences en promotion et en analyse, aptitude à évaluer et à choisir le personnel, compétences en communication et en vente, amabilité et aisance dans les relations avec les clients, ainsi que professionnalisme, compétence et connaissance du secteur.

Sur un plan plus pratique, pour ouvrir un coffee shop, il faudra d’abord élaborer un business plan, analyser les coûts et le potentiel de revenus, étudier le marché et le secteur, repérer et analyser la concurrence, la zone de chalandise locale et la clientèle cible, ainsi que les demandes, les besoins et les habitudes de consommation de cette dernière.

Sur cette base, vous devrez ensuite trouver, sélectionner et aménager un emplacement stratégique, élaborer un concept original, accrocheur et tendance, choisir le menu et le thème du lieu, et concevoir les espaces. Il faudra ensuite mettre en place des stratégies de promotion et de communication ciblées, ainsi que des stratégies tarifaires compétitives et rentables.

Il faudra accorder une attention particulière à la conception des espaces, à l’agencement et à l’aménagement du coffee shop. Un lieu accueillant et agréable pourra assurément attirer davantage de clients et les fidéliser au fil du temps.

Évidemment, en plus d’un cadre soigné, un service professionnel et cordial, l’attention portée aux clients et à leurs besoins, ainsi qu’une sélection de produits de première qualité à des prix compétitifs joueront également un rôle fondamental.

Pour l’aménagement, vous pouvez opter pour une solution clé en main, souvent proposée par les fabricants d’équipements, de machines et de mobilier de bar, ou pour une solution sur mesure, qui vous permettra d’apporter une touche unique au café et de le rendre plus original, tout en réduisant les coûts (en vous tournant vers le marché de l’occasion ou des solutions de leasing), mais en augmentant considérablement les délais de réalisation et d’ouverture.

Après l’ouverture, et même avant, il sera essentiel de soigner la promotion et la communication, notamment sur les réseaux sociaux en ligne. Vous devriez créer votre propre site web attrayant, développer votre clientèle grâce aux sites d’avis et aux activités de livraison de repas et de boissons, ainsi qu’organiser régulièrement des événements, des soirées à thème, des promotions, etc.

Combien coûte l’ouverture d’un café et quel investissement prévoir ?

Quel que soit le type de café que vous souhaitez ouvrir, les coûts liés à son lancement et à sa gestion ne sont pas négligeables. Il est possible de réduire l’investissement initial en ouvrant un petit café-bar spécialisé dans un produit particulier (et donc de réduire le gaspillage, les coûts d’approvisionnement et les espaces de stockage), en réduisant le personnel et les horaires d’ouverture, en choisissant un format itinérant ou ambulant, en se procurant du matériel sur le marché de l’occasion ou en ayant recours au leasing pour les équipements. Malgré cela, les coûts liés à l’achat des équipements et des machines, à l’aménagement et à la mise en conformité des locaux, ainsi que les frais de gestion comme le loyer et les charges restent assez élevés.

Pour ouvrir un petit café, un budget de départ d’environ 50 000 euros peut suffire. Pour ouvrir un établissement plus grand, proposant également des services de restauration, de glacier ou de pâtisserie avec une production artisanale sur place, un investissement initial pouvant atteindre environ 100 000 euros peut être nécessaire.

Démarches administratives et exigences pour ouvrir un café

L’ouverture d’un coffee shop implique des formalités très similaires à celles de toute autre activité de restauration. Les démarches administratives à suivre ne sont donc pas des plus simples. Pour ouvrir un coffee shop, il faudra accomplir les démarches suivantes :

• ouverture d’un numéro de TVA
• inscription au registre du commerce
• déclaration du début de l’activité auprès de la commune
• ouverture des dossiers INPS et INAIL
• communication unique à la chambre de commerce par voie électronique 
• autorisation d’affichage d’enseignes à l’extérieur
• paiement des droits SIAE pour la diffusion de musique dans l’établissement
• demande d’autorisation pour la vente et le service d’alcool, si nécessaire
• certificat SAT
• certificat HACCP (pour tout le personnel)
• mise en conformité des locaux, de la cuisine et des installations en matière de destination, d’habitabilité, d’urbanisme, de sécurité et d’hygiène
• autorisation sanitaire de l’ASL
• évaluation de l’impact acoustique s’il est prévu d’organiser des événements, des fêtes ou des soirées avec de la musique
• évaluation de la sécurité incendie par les pompiers si la superficie des locaux est importante (plus de 150/200 mètres carrés selon les caractéristiques, la zone de chalandise et l’emplacement)

Le coffee shop en franchise

Le secteur des coffee shops en franchise est très diversifié et offre différentes possibilités d’investissement aux entrepreneurs en herbe souhaitant se lancer dans le secteur. L’un des principaux avantages de l’ouverture d’un café en franchise est sans aucun doute la réduction du risque commercial, associée à la diminution et à la maîtrise des coûts de lancement et de gestion, ainsi qu’à la possibilité de démarrer l’activité sans compétences particulières ni expérience préalable dans le secteur.

Ouvrir un café en franchise permet de bénéficier d’un concept clé en main incluant les principaux services et avantages suivants :

• concept éprouvé et tendance
• aide à l’évaluation et au choix des locaux
• conception et aménagement du coffee shop
• fourniture complète du mobilier, des équipements, des machines, des enseignes, des systèmes de caisse, des logiciels et du matériel informatique, des uniformes, des emballages et du matériel promotionnel, des supports de marque, des matières premières et des consommables, ...
• accès à des conditions d’approvisionnement avantageuses, avec des approvisionnements centralisés ou auprès de fournisseurs partenaires
• valorisation de la visibilité, de la marque et de l’image, ainsi que des campagnes de promotion nationales
• formation et transmission du savoir-faire
• assistance, conseils et accompagnement à 360°
• différentes solutions et différents formats de franchise pour répondre au budget et aux moyens du franchisé
• aide à la préparation de business plans adaptés, pour la recherche éventuelle de financements ou d’aides
• études de faisabilité, analyse des coûts et des revenus potentiels, business plan, etc., lors de la phase préparatoire
• aide à la mise en conformité des locaux et à l’accomplissement de toutes les formalités administratives

Que vous souhaitiez ouvrir un café bio, un café familial avec une aire de jeux, un café américain ou un café avec boulangerie et pâtisserie, il existe déjà une offre de franchise qui vous permet de vous lancer avec l’appui d’une entreprise solide et expérimentée. L’ouverture d’un café en franchise est possible, selon le format, la réputation de la marque, la taille de l’établissement et les services ou produits inclus dans le concept, avec un investissement minimal compris entre 10 000 et 50 000 euros.