Abrir una cafetería: guía completa, proceso y costes

El consumo de café es, de hecho, un hábito consolidado, al igual que la frecuentación de los establecimientos dedicados a ello, desde los bares más sencillos hasta las cafeterías de estilo americano más modernas. Actualmente, para quienes aman el sector de la restauración y el café, abrir una cafetería puede ser una opción interesante para emprender por cuenta propia. La actividad se adapta fácilmente a los gustos y aspiraciones personales, y puede personalizarse y modificarse con el tiempo, siguiendo las últimas tendencias del mercado y renovando constantemente su oferta.

En esta guía completa veremos cómo abrir una cafetería, cuáles son los formatos de más éxito en el mercado actual, qué hace falta para abrir una cafetería con éxito desde cero, cuánto cuesta, cuál es el proceso burocrático y qué requisitos generales son necesarios. Además, enumeramos algunos de los motivos por los que abrir una cafetería en franquicia es una opción que merece la pena valorar.

El sector y los formatos de cafetería de moda

Si consumir café fuera de casa es un hábito que no ha cambiado entre los consumidores, las formas de consumo, los estilos de vida, así como los gustos y las tendencias, han revolucionado en los últimos años los establecimientos dedicados al café.

Actualmente, entre los formatos de cafetería con más éxito están las cafeterías modernas y de moda, o de estilo americano (con infinitas variedades de preparación y mezclas de café, aromas especiales, cafés fríos, frappuccinos, tés aromatizados, bubble tea, etc.), las cafeterías con servicio de restauración abiertas todo el día, acompañadas de pastelería/panadería/heladería/yogurtería, así como las que se centran en productos específicos como los ecológicos, veganos, sin gluten, de cannabis o el té matcha, e incluso en productos de moda como las bebidas bubble.

Para abrir una cafetería con éxito, será necesario ofrecer a los clientes variedad, calidad, horarios de apertura flexibles y una carta variada, además de una buena dosis de originalidad, que se actualice periódicamente de acuerdo con las últimas tendencias del sector.

El proceso para abrir una cafetería

Para abrir una cafetería con éxito, primero se necesitan aptitudes personales tanto a nivel empresarial como en el sector de la restauración, como perspicacia financiera, capacidad de organización y gestión, habilidades de promoción y análisis, capacidad para evaluar y elegir al personal, habilidades de comunicación y venta, amabilidad y facilidad para tratar con los clientes, además de profesionalidad, competencia y conocimiento del sector.

Sin embargo, en un plano más práctico, para abrir una cafetería primero habrá que elaborar un plan de negocio, analizar los costes y los ingresos potenciales, estudiar el mercado y el sector, identificar y analizar a la competencia, la clientela potencial de la zona, el público objetivo de referencia, sus necesidades y hábitos de consumo.

A partir de ahí, tendrás que localizar, seleccionar y acondicionar un local en una ubicación estratégica, desarrollar un formato original, atractivo y de moda, elegir la carta y la temática del local, y diseñar los espacios. También tendrás que desarrollar estrategias específicas de promoción y comunicación, así como estrategias de precios competitivas y rentables.

Habrá que prestar especial atención al diseño de los espacios, a la distribución y al mobiliario del local y el ambiente de la cafetería. Si resulta acogedor y agradable, sin duda podrá atraer a más clientes y fidelizarlos con el tiempo.

Obviamente, junto con un espacio cuidado, también desempeñarán un papel fundamental un servicio profesional y cordial, la atención al cliente y a sus necesidades, y una selección de productos de primera calidad a precios competitivos.

Para el acondicionamiento, puedes optar por una solución llave en mano, que suelen ofrecer los fabricantes de equipos, maquinaria y mobiliario para bares, o por una solución personalizada, que te permitirá dar un toque único a la cafetería y hacerla más original, además de reducir los costes (si recurres al mercado de segunda mano o a opciones de leasing), aunque aumentará considerablemente el tiempo necesario para realizar el proyecto y abrir.

Después de abrir, e incluso antes, será fundamental ocuparse de la promoción y la comunicación en todas las redes sociales. Conviene crear una página web atractiva, ampliar tu base de clientes gracias a los sitios de reseñas y a los servicios de entrega de comida y bebida, y organizar periódicamente eventos, noches temáticas, promociones, etc.

Cuánto cuesta abrir una cafetería y qué inversión se necesita

Sea cual sea el tipo de cafetería que quieras abrir, los costes relacionados con su puesta en marcha y gestión no son precisamente bajos. Es posible reducir la inversión inicial abriendo una cafetería/bar pequeña, especializada en un producto concreto (lo que reduce los desperdicios, los costes de suministro y el espacio de almacenamiento), reduciendo el personal y el horario de apertura, eligiendo formatos itinerantes o de calle, comprando suministros en el mercado de segunda mano o recurriendo al leasing para los equipos. Aun así, los costes de los equipos y la maquinaria, la preparación y adecuación del local, así como los gastos de gestión, como el alquiler y los suministros, siguen siendo bastante elevados.

Para abrir una cafetería pequeña, puede bastar con un presupuesto inicial de unos 50.000 euros. En cambio, para abrir una cafetería más grande que ofrezca también servicios adicionales de restauración/heladería/pastelería con producción artesanal en el local, puede ser necesaria una inversión inicial de hasta unos 100.000 euros.

Proceso burocrático y requisitos para abrir una cafetería

Abrir una cafetería exige trámites muy parecidos a los de cualquier otro negocio de restauración. Por lo tanto, el proceso burocrático que hay que seguir no es el más sencillo. Para abrir una cafetería, será necesario completar los siguientes trámites:

• alta del número de IVA
• inscripción en el registro mercantil
• comunicación del inicio de la actividad al municipio
• alta en el INPS y el INAIL
• comunicación única a la cámara de comercio por vía electrónica 
• permiso para instalar un rótulo exterior
• pago de los derechos SIAE por la difusión de música en el local
• solicitud de un permiso para vender y servir alcohol, si es necesario
• certificado SAT
• certificado HACCP (para todo el personal)
• adecuación del local/cocina/instalaciones en cuanto a uso autorizado, habitabilidad, normativa urbanística, seguridad e higiene
• autorización sanitaria de la ASL
• evaluación del impacto acústico si está previsto organizar eventos/fiestas/noches con música
• evaluación de seguridad contra incendios por parte del cuerpo de bomberos si el local es grande (más de 150/200 metros cuadrados, según sus características, la clientela potencial y la ubicación)

Cafetería en franquicia

De hecho, el sector de las cafeterías en franquicia es muy variado y ofrece distintas oportunidades de inversión a quienes aspiran a emprender en él. Una de las principales ventajas de abrir una cafetería en franquicia es, sin duda, la reducción del riesgo empresarial, junto con la reducción y contención de los costes de puesta en marcha y gestión, además de la posibilidad de iniciar la actividad incluso sin habilidades específicas ni experiencia previa en el sector.

Abrir una cafetería en franquicia ofrece un formato llave en mano que incluye los siguientes servicios y ventajas principales:

• formato probado y de moda
• ayuda para evaluar y elegir el local
• diseño y acondicionamiento de la cafetería
• suministro completo de mobiliario, equipos, maquinaria, rótulos, sistemas de caja, software y hardware, uniformes, envases y material promocional, material de marca, materias primas y consumibles...
• acceso a condiciones de suministro ventajosas y facilitadas, con suministros centralizados o a través de proveedores asociados
• aprovechamiento de la visibilidad, la marca y la imagen, así como de campañas de promoción nacionales
• formación y transferencia de conocimientos
• asistencia, asesoramiento y acompañamiento integrales
• distintas opciones y formatos de franquicia para adaptarse al presupuesto y a las posibilidades de la persona franquiciada
• apoyo, con la elaboración de planes de negocio a medida, para la posible búsqueda de financiación o ayudas
• estudios de viabilidad, análisis de costes e ingresos potenciales, plan de negocio, etc., en la fase preliminar
• apoyo para adecuar el local y realizar todos los trámites burocráticos

Tanto si quieres abrir una cafetería ecológica, una cafetería para familias con zona de juegos, una cafetería americana o una cafetería con panadería y pastelería, ya existe una propuesta de franquicia que te permite hacerlo con el respaldo de una empresa sólida y experimentada. Abrir una cafetería en franquicia es posible con una inversión mínima de entre 10.000 y 50.000 euros, según el formato, la reputación de la marca, el tamaño del negocio y los servicios y productos incluidos.