Deschide o cafenea: ghid complet, proces și costuri

Consumul de cafea este, de fapt, un obicei bine înrădăcinat, la fel ca frecventarea localurilor dedicate, de la baruri simple până la cele mai moderne cafenele în stil american. În prezent, pentru pasionații de restaurante și cafea, deschiderea unei cafenele ar putea fi o soluție interesantă pentru a lucra pe cont propriu. Activitatea se adaptează ușor gusturilor și aspirațiilor personale și poate fi personalizată și schimbată cu ușurință în timp, urmând cele mai recente tendințe de pe piață și înnoindu-și constant oferta.

În acest ghid complet, vom vedea cum să deschizi o cafenea, care sunt cele mai de succes formate de pe piața actuală, ce este necesar pentru a deschide o cafenea de succes de la zero, cât costă, care sunt pașii birocratici și cerințele generale necesare pentru a deschide o cafenea. În plus, enumerăm și câteva dintre motivele pentru care deschiderea unei cafenele în franciză este o opțiune de luat în considerare.

Sectorul și formatele de cafenea la modă

Dacă obiceiul de a consuma cafea în afara casei nu s-a schimbat, în ultimii ani, modalitățile de consum, stilurile de viață, precum și gusturile și tendințele au revoluționat localurile dedicate cafelei.

În prezent, printre cele mai de succes formate de cafenea se numără cafenelele moderne și la modă, adică cele în stil american (cu varietăți nesfârșite de metode de preparare și amestecuri de cafea, arome speciale, cafele reci, frappuccino, ceaiuri aromatizate, bubble tea etc.), cafenelele cu servicii de catering disponibile toată ziua, alături de patiserie/brutărie/înghețată/iaurt, precum și cafenelele care se concentrează pe produse specifice, precum BIO, vegan, fără gluten, cannabis sau ceai matcha, ori chiar pe produse la modă, precum băuturile bubble.

Pentru a deschide o cafenea de succes, va trebui să le oferi clienților varietate, calitate, program dinamic și o ofertă de meniu diversă, precum și o doză sănătoasă de originalitate, actualizată periodic în funcție de cele mai recente tendințe din sector.

Procesul de deschidere a unei cafenele

Pentru a deschide o cafenea de succes, sunt necesare, înainte de toate, aptitudini personale atât în domeniul antreprenorial, cât și în cel al serviciilor de alimentație: simț financiar, abilități de organizare și management, competențe de promovare și analiză, capacitatea de a evalua și a selecta personalul, abilități de comunicare și vânzare, amabilitate și plăcerea de a interacționa cu clienții, precum și profesionalism, competență și cunoașterea sectorului.

Din punct de vedere strict practic, pentru a deschide o cafenea va trebui mai întâi să întocmești un plan de afaceri, să analizezi costurile și potențialul de venit, să studiezi piața și sectorul, să identifici și să analizezi concurența, zona de atracție locală, publicul-țintă, solicitările, nevoile și obiceiurile de consum ale acestuia.

Pe baza acestor informații, va trebui apoi să identifici, să selectezi și să alegi o locație strategică, să dezvolți un concept original, atractiv și la modă, să alegi meniul și tema localului și să proiectezi spațiul. Va trebui, de asemenea, să dezvolți strategii de promovare și comunicare bine orientate, precum și strategii de stabilire a prețurilor competitive și profitabile.

O atenție deosebită trebuie acordată proiectării spațiului, amenajării și mobilierului cafenelei. Un spațiu primitor și plăcut va putea cu siguranță să atragă mai mulți clienți și să-i fidelizeze în timp.

Evident, alături de un spațiu îngrijit, un rol fundamental îl vor avea și serviciile profesioniste și amabile, atenția acordată clientului și nevoilor sale, precum și o selecție de produse de cea mai bună calitate, la prețuri competitive.

Pentru amenajare, poți opta pentru o soluție la cheie, oferită adesea de producătorii de echipamente, utilaje și mobilier pentru baruri, sau pentru o soluție personalizată, care îți va permite să dai cafenelei o notă unică, făcând-o mai originală, și să reduci costurile (dacă apelezi la piața second-hand sau la soluții de leasing), însă va prelungi considerabil timpul necesar realizării și deschiderii.

După deschidere, dar și înainte de aceasta, va fi esențial să te ocupi de promovare și comunicare pe toate rețelele sociale. Ar trebui să-ți creezi un site atractiv, să-ți mărești audiența prin intermediul site-urilor de recenzii și al serviciilor de livrare de mâncare și băuturi, precum și să organizezi periodic evenimente, seri tematice, promoții etc.

Cât costă și ce investiție presupune deschiderea unei cafenele

Indiferent de tipul de cafenea pe care vrei să-l deschizi, costurile de înființare și administrare nu sunt mici. Poți reduce investiția inițială deschizând o cafenea/bar de mici dimensiuni, specializată pe un anumit produs (reducând astfel risipa, costurile de aprovizionare și spațiile de depozitare), reducând numărul de angajați și programul de funcționare, optând pentru un format mobil sau stradal, aprovizionându-te de pe piața second-hand ori folosind leasingul pentru echipamente. Chiar și așa, costurile pentru echipamente și utilaje, amenajarea localului și conformarea acestuia la cerințe, precum și cheltuielile de administrare, cum ar fi chiria și utilitățile, rămân destul de ridicate.

Pentru a deschide o cafenea mică, un buget inițial de aproximativ 50.000 de euro poate fi suficient. Pentru o cafenea mai mare, care oferă și servicii suplimentare de catering/înghețată/patiserie cu producție artizanală la fața locului, poate fi necesară o investiție inițială de până la aproximativ 100.000 de euro.

Procedura birocratică și cerințele pentru deschiderea unei cafenele

Deschiderea unei cafenele presupune formalități foarte asemănătoare cu cele ale oricărei alte activități de restaurant. Prin urmare, procedura birocratică de urmat nu este dintre cele mai simple. Pentru a deschide o cafenea, va trebui să parcurgi următoarea procedură birocratică:

• deschiderea unei poziții de TVA
• înregistrarea în registrul comerțului
• comunicarea începerii activității către primărie
• deschiderea pozițiilor INPS și INAIL
• comunicarea unică către camera de comerț în format electronic 
• autorizație pentru afișarea firmelor în exterior
• plata drepturilor SIAE pentru difuzarea muzicii în local
• solicitarea unei autorizații pentru vânzarea și servirea băuturilor alcoolice, dacă este necesar
• certificat SAT
• certificat HACCP (pentru întregul personal)
• aducerea spațiului/bucătăriei/instalațiilor la standardele privind destinația, utilizarea, urbanismul, siguranța și igiena
• aviz sanitar ASL
• evaluarea impactului acustic, dacă se prevede organizarea de evenimente/petreceri/seri cu muzică
• evaluarea de către pompieri, dacă suprafața localului este mare (peste 150/200 de metri pătrați, în funcție de caracteristici/zona de atracție/amplasare)

Cafenea în franciză

Sectorul cafenelelor în franciză este foarte divers și oferă diferite oportunități de investiții antreprenorilor care doresc să intre în domeniu. Unul dintre principalele avantaje ale deschiderii unei cafenele în franciză este, cu siguranță, reducerea riscului comercial, alături de reducerea/limitarea costurilor de înființare și administrare, precum și posibilitatea de a începe activitatea chiar și fără competențe speciale sau experiență anterioară în sector.

Deschiderea unei cafenele în franciză garantează un format la cheie, care include următoarele servicii și avantaje principale:

• concept testat și la modă
• sprijin pentru evaluarea și alegerea localului
• proiectarea și amenajarea cafenelei
• furnizarea completă a mobilierului, echipamentelor, utilajelor, firmelor luminoase, sistemelor de casă, software-ului și hardware-ului, uniformelor, ambalajelor și materialelor promoționale, materialelor cu marca francizei, materiilor prime și consumabilelor...
• acces la condiții de aprovizionare avantajoase și facilitate, prin aprovizionare centralizată sau de la furnizori afiliați
• valorificarea vizibilității, mărcii și imaginii, precum și a campaniilor naționale de promovare
• formare și transfer de know-how
• asistență, consultanță și îndrumare la 360°
• soluții/formate diferite de afiliere, pentru a răspunde bugetului și posibilităților financiare ale afiliatului
• sprijin, prin pregătirea unor planuri de afaceri personalizate, pentru eventuala solicitare de finanțare sau facilități
• studii de fezabilitate, analiză a costurilor și a veniturilor potențiale, plan de afaceri etc., în faza preliminară
• sprijin pentru conformarea localului și pentru toate formalitățile birocratice

Fie că vrei să deschizi o cafenea cu produse bio, o cafenea pentru familii, cu zonă de joacă, o cafenea americană sau o cafenea cu brutărie și patiserie, există deja o propunere de franciză care îți permite să faci acest lucru cu sprijinul unei companii solide și cu experiență. Deschiderea unei cafenele în franciză este posibilă cu o investiție minimă cuprinsă între 10.000 și 50.000 de euro, în funcție de format, reputația mărcii, dimensiunea afacerii și serviciile/produsele incluse în format.